Newsletter-Marketing in Zeiten der DSGVO

Der Newsletter als Urgestein der Online-Marketing-Instrumente ist auch in Zeiten der schnellen Informationsverbreitung über Facebook, Twitter, Instagram und Co. noch ein beliebtes Tool, um über interessante Themen und Unternehmensneuigkeiten zu berichten. Aktuelle Informationen in einem ansprechend designten Newsletter werden an alle gesammelten (oder auch extern gekaufte) E-Mail-Kontakte gesendet – so ging Newsletter-Marketing früher. Doch die am 25. Mai 2018 in Kraft getretene Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) erschwert nun den Prozess. Nicht nur das Newsletter-Marketing, sondern auch viele andere Marketingstrategien wurden im Zuge der DSGVO obsolet und müssen in wichtigen Punkten überarbeitet werden.

Die DSGVO und die personenbezogenen Daten im Newsletter-Marketing

Die DSGVO als Verordnung der Europäischen Union regelt die Verarbeitung von personenbezogenen Daten durch private Unternehmen und öffentliche Stellen. Das Gesetz soll den Schutz der personenbezogenen Daten gewährleisten. Darunter sind alle Informationen zu verstehen, die sich auf natürliche und identifizierbare Personen beziehen. Hierzu gehören insbesondere Name und Kontaktdaten. Darüber hinaus zählen auch Geburtsdatum, Telefonnummern, Kfz-Kennzeichen, Krankendaten, Bankdaten, IP-Adressen und Cookie-Kennungen sowie Personalausweisnummern zu den personenbezogenen Daten.

Konzentrieren wir uns auf eine klassische Newsletter-Anmeldung handelt es sich hierbei eindeutig um personenbezogene Daten, denn es werden schließlich Informationen wie Name und E-Mail-Adresse angegeben. Damit nun der Newsletter DSGVO-konform versendet wird, muss eine eindeutige schriftliche Zustimmung des Empfängers vorliegen. Vor allem bei bereits bestehenden Mailinglisten besteht Handlungsbedarf: Hier muss die ausdrückliche Erlaubnis der Empfänger eingeholt werden. Hält sich ein Unternehmen nicht an die DSGVO, so drohen hohe Bußgelder in Höhe von bis zu 20 Millionen Euro.

Mailinglisten DSGVO-konform aufbauen

Um hohen Bußgeldern zu entgehen, müssen bestehende Mailinglisten überprüft beziehungsweise neu aufgebaut werden. Beim Sammeln von Mailadressen ist es besonders wichtig, dass die Werbeabsicht klar erkennbar ist und der Empfänger genau darüber informiert wird, welche personenbezogenen Daten verarbeitet werden und welche Art von Werbung beziehungsweise Mailings sie künftig erhalten. Bei einem DSGVO-konformen Newsletter sollte die Anmeldung über das Double-Opt-In-Verfahren erfolgen. Hierbei handelt es sich um eine Newsletter-Anmeldung in zwei Schritten, bei welcher der Empfänger zunächst seine E-Mail-Adresse persönlich in das Anmeldeformular einträgt und danach die Anmeldung in seinem E-Mail-Posteingang aktiv bestätigt. Liegt die ausdrückliche Einwilligungserklärung des Empfängers zum Erhalt des Newsletters und zur kommerziellen Nutzung seiner Daten vor, können Newsletter auch in Zeiten der DSGVO ohne Probleme versendet werden.

Kündigungen und Abonnentenmanagement gemäß der DSGVO

Eine zentrale Verordnung der DSGVO ist die Nutzung von personenbezogenen Daten und wie diese vom ,,Eigentümer‘‘ zurückgeholt werden können. Hier spricht man vom sogenannten ,,Recht auf Vergessenwerden‘‘, welches im Newsletter-Marketing von hoher Bedeutung ist. Daher ist es besonders wichtig die Kündigungsmöglichkeiten für den Newsletter aufzuzeigen. In den Newsletter einen Kündigungslink zu integrieren, ist dabei eine gute Möglichkeit, um den Empfängern eine transparente Kündigungsmöglichkeit zu bieten. Nach Abmeldung vom Newsletter sollten zudem alle gespeicherten Daten des ehemaligen Empfängers gelöscht werden.

Um seinen Newsletter-Empfängern einen besonderen Mehrwert zu bieten, kann ein Abonnentenmanagement eingeführt werden. So kann eine schnelle und einfache Kündigung des Newsletters erfolgen. Zudem können die Empfänger selbst festlegen, welche Informationen sie erhalten möchten und welche nicht.

Checkliste: So ist der Newsletter DSGVO-konform

Damit der Newsletter den DSGVO-Richtlinien entspricht, sollten einige Aspekte beim Aufbau und der Gestaltung des Newsletters beachtet werden. Hier die wichtigsten Punkte für einen DSGVO-konformen Newsletter auf einen Blick:

• Newsletter-Marketing-Dienstleister sorgfältig auswählen
• Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AV) abschließen
• Hinweis auf Newsletter in Datenschutzerklärung integrieren
• Double-Opt-In-Anmeldung nutzen
• Nur E-Mail-Adresse als Pflichtfeld bei Newsletter-Anmeldung angeben
• Nachweis der Einwilligung zum Newsletter speichern
• Abmeldelink dem Newsletter hinzufügen

Das Newsletter-Marketing ist nach wie vor ein beliebtes und vor allem effektives Instrument im Online Marketing. Damit die Potenziale komplett ausgeschöpft werden können, ist es wichtig nach den Richtlinien der DSGVO zu handeln. Im Zuge dessen gehen vermutliche einige Empfänger der jetzigen Mailingliste verloren. Übrig bleiben jene Empfänger, die sich wirklich für den Newsletter und seine Themen interessieren. Dies sind die Leser beziehungsweise Empfänger die erfolgsversprechend sind und im besten Fall weitere Informationen zu den Themen des Newsletters einholen.

Gerne unterstützen wir Sie im Bereich des Newsletter-Marketings mit professionellen Strategien gemäß der DSGVO und sorgen für besondere Mehrwerte bei Ihren Abonnenten.