Digitale Fachtagung – fairXperts & PixelProduction realisieren Fachtagung erfolgreich als Hybridveranstaltung

Noch immer sind Präsenzveranstaltungen aufgrund der Corona-Lage schwer durchführbar und bergen ein Risiko hinsichtlich ihrer Umsetzbarkeit. Bereits Anfang des Jahres haben wir deswegen den Immobilientag der Wuppertaler Sparkasse als rein digitale Messe umgesetzt – und das mit Erfolg. Für ihre Fachtagung zum Thema Entgrattechnologien und Oberflächenpräzision hat die fairXperts GmbH & Co. KG hingegen auf eine Hybridveranstaltung gesetzt. Dabei kann sich das Publikum entweder vor Ort mit den Ausstellern austauschen und den Vorträgen im Plenum folgen oder das vollständige Angebot digital wahrnehmen.

PixelProduction konnte durch hohe Qualität überzeugen

„Wir legen bei unseren Fachtagungen größten Wert auf Qualität“, erklärt Gitta Schlaak, Projektmanagerin bei fairXperts. Das Unternehmen aus Neuffen ist darauf spezialisiert, Fachtagungen zu organisieren, bei denen der Wissensaustausch von Teilnehmern und Ausstellern im Fokus steht. „Durch unseren hohen Qualitätsanspruch war es für uns entscheidend, dass die digitale Teilnahme absolut gleichwertig zur Teilnahme vor Ort sein musste. Deswegen fiel unsere Wahl auf PixelProduction.“

Gute Planung, hervorragende Technik

In diesem Zusammenhang lobt die Projektmanagerin die komplette Zusammenarbeit: von der Kommunikation und Planung im Vorfeld über die Umsetzung des Tagungsportals mit seinem attraktiven und übersichtlichen Design bis hin zu der technischen Ausstattung vor Ort. „Alle Speaker waren von der Qualität des Live-Streams vollauf überzeugt“, betont Schlaak. Das zeigte sich auch an den Reaktionen der Teilnehmer zum Vortragsprogramm. Sowohl vor Ort als auch digital per Chat wurden Fragen und Anmerkungen an die Sprecher gerichtet, sodass der gewünschte Austausch stattgefunden hat. „Es hat sich deutlich gezeigt, dass eine Hybridveranstaltung auch den Anspruch an Interaktion erfüllen kann.“

Digitale Messestände

Fachtagungen und Messen leben neben ihrem Vortragsprogramm vom ad-hoc-Austausch an den Ständen der Aussteller. Auch dies ist dank digitaler Messestände auf einer Hybridveranstaltung ohne Qualitätsabstriche möglich. Dabei wurde sogar ein Vorteil der digitalen Medien deutlich: Die Teilnehmer der Online-Veranstaltung profitierten von den multimedialen Inhalten der umfangreich bespielten Messestände und konnten beispielsweise Informationen per PDF bequem downloaden oder auch via Chat direkt Rückfragen an die jeweiligen Ansprechpartner der digitalen Messestände richten.

Größerer Teilnehmerkreis als weiterer Vorteil

„Wir haben durch die Hybridveranstaltung auch Teilnehmer erreicht, die andernfalls der Fachtagung nicht hätten beiwohnen können“, lobt Schlaak. Durch die Online-Variante war es so auch Interessenten möglich, der Veranstaltung beizuwohnen, für die noch immer Reiserestriktionen galten oder für die eine Anreise aufgrund der anfallenden Kosten keine Option darstellte. Zudem habe bereits das Einladungsmanagement per Mail ausgezeichnet funktioniert und trotz einer kurzen Vorlaufzeit für eine hohe Teilnehmerzahl gesorgt. „Wir haben hierbei eindeutig von der professionellen und effizienten Arbeit von PixelProduction profitiert.“

Fazit von fairXperts

Für das Unternehmen aus Neuffen fällt die Bilanz der ersten Hybridveranstaltung eindeutig positiv aus. „Wir sind davon überzeugt, dass dieses Konzept auch für die Zeit nach den Corona-bedingten Einschränkungen sowohl für Aussteller als auch Teilnehmer Mehrwerte bietet“, urteilt Schlaak. Deswegen kann sich das Unternehmen, das mehrere Fachtagungen jährlich durchführt, perspektivisch weitere digitale Events vorstellen.