Schnittstellen planen, einrichten und pflegen – Ein Experteninterview

Als Laie versteht man unter einer Schnittstelle eine Lösung, die den Datenaustausch zwischen zwei unterschiedlichen Systemen ermöglicht. Martin, was sagst du als Leiter unserer Entwicklungsabteilung zu dieser Definition?

Genau diese Aufgabe erfüllt eine Schnittstelle. Dafür importieren Schnittstellen Daten aus anderen Systemen oder liefern (exportieren) Informationen in andere Systeme aus. Zusätzlich können Schnittstellen um Module ergänzt werden, die auf Basis der gelesenen Daten weitere Informationen anreichern oder ergänzen und an andere Systeme weiterleiten.

Welche Arten von Schnittstellen gibt es und wo liegen die zentralen Unterschiede?

Die wichtigsten Schnittstellen bestehen zu den Warenwirtschaftssystemen (ERP-Systemen) unserer Kunden. Damit beispielsweise aktuelle Produkte, Preise und Verfügbarkeiten in einem Online-Shop angezeigt werden können, holt sich die Schnittstelle diese Informationen direkt aus dem Warenwirtschaftssystem des Kunden. Wir implementieren aber auch Schnittstellen zu Buchungssystemen für Hotel- oder Veranstaltungsanbietern. Ein weiterer wichtiger Bereich der Schnittstellen sind Verbindungen zu sozialen Netzwerken wie Facebook, Twitter oder Instagram und Schnittstellen zu Newsletter- und Marketing-Systemen. Unsere Schnittstellen sorgen beispielsweise dafür, dass Facebook-Posts automatisch auch auf den Websites der Kunden erscheinen oder Anmeldevorgänge für Newsletter automatisiert und DSGVO-konform ablaufen.

Welche Schnittstellen richten wir für unseren Kunden ein?

Wir richten alle Schnittstellen ein, die unsere Kunden benötigen. Das sind meist Schnittstellen zu Shop-Systemen wie Shopware oder wooCommerce. Wir binden aber auch andere Schnittstellen an Websites unserer Kunden an, beispielsweise Schnittstellen zu Mail-Ticket-Systemen, Newslettern oder Job-Portalen.

Wie sieht ein typischer Ablauf aus, wenn für einen Kunden beispielsweise eine Schnittstelle zwischen Onlineshop und ERP-System einrichten?

Im ersten Schritt wird gemeinsam mit dem Kunden (in der Regel mit Vertrieb, Marketing und Technik) abgestimmt, wie die Verkaufsprozesse im Online-Shop genau aussehen sollen. Dann ermitteln wir, welche Daten an welcher Stelle für diesen Zweck benötigt werden und in welchen Systemen sie beim Kunden vorliegen.

Dabei sind häufig auch andere Dienstleister beteiligt, etwa die Experten des ERP-Systems oder der Warenwirtschaft. Steht dieses Gesamtkonzept der Informationslogistik, programmieren unsere Entwickler die dazugehörige Schnittstelle, die alle erforderlichen Daten aus den verschiedenen Kundensystemen sammelt, ggf. um weitere Informationen anreichert und dem Onlineshop zur Verfügung stellt. Das alles erfolgt im ersten Schritt in einer Entwicklungs- und Testumgebung unabhängig von Livebetrieb. Wenn alle Vorgänge arbeiten, wie sie sollen, erfolgt eine Anbindung der geprüften Schnittstelle an das Livesystem.

Der Aufwand, eine individuelle Schnittstelle einzurichten, ist groß. Gibt es dafür keine preisgünstige Lösung von der Stange?

Die Datenstrukturen und Anforderungen der meisten Kunden sind sehr individuell. Daher können Lösungen von der Stange normalerweise die Bedürfnisse nicht exakt abbilden. Wo es möglich ist, setzen wir Standardtechnologien ein, um unseren Kunden preisgünstige Lösungen zu bieten. Allerdings haben sich bei den meisten Kunden Strukturen entwickelt, die über einen längeren Zeitraum anhand der Marktbedürfnisse gewachsen sind, beispielsweise individuelle Preisfindungen oder spezielle Lieferkonditionen. Die meisten Kunden möchten diese Gegebenheiten aus dem Offline-Handel auch 1:1 in ihrem Online-Geschäft abgebildet wissen.

Stichwort Wartung und Pflege: Kann es nach der Einrichtung bei Schnittstellen zu Problemen kommen? Falls ja, wie gehen wir hierbei vor, um diese schnellstmöglich zu beheben?

Die Praxis zeigt, dass es immer vereinzelt Schwierigkeiten beim Einsatz von Schnittstellen geben kann. Dabei können Updates oder neue Programmversionen von ERP-Systemen die Ursache sein oder Änderungen in den Prozessen oder der Produktstruktur bei unseren Kunden. Idealerweise sind solche Veränderungen schon zuvor bekannt und können entsprechend berücksichtigt werden. Fallen Schnittstellen aber aus oder liefern sie nicht mehr die Daten, die sie sollen, kümmern wir uns um eine schnelle Behebung der Probleme. Dabei hilft uns eine kundenspezifische Dokumentation aller Schnittstellen-Details und das Knowhow unserer Schnittstellen-Fachleute.